Điều kiện, thủ tục, mẫu hồ sơ & cách đăng ký thành lập công ty

  Bài viết sẽ hướng dẫn và cung cấp chi tiết các trình tự, điều kiện, thủ tục, mẫu hồ sơ để bạn đăng ký thành lập công ty TNHH, thành lập công ty cổ phần trong năm 2025.

HỒ SƠ THÀNH LẬP CÔNG TY

Thành lập công ty TNHH, thành lập công ty cổ phần hay bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào cũng có thể thực hiện theo 2 cách: nộp hồ sơ trực tiếp và nộp online qua mạng. Hiện tại, Tp. HCM và Hà Nội chỉ nhận hồ sơ thành lập công ty qua mạng (nộp hồ sơ online). Hồ sơ đăng ký thành lập công ty theo Luật Doanh nghiệp 2020 bao gồm:

• Điều lệ công ty;
• Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp;
• Danh sách cổ đông sáng lập (đối với Công ty cổ phần);
• Danh sách thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên);
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật);
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của các thành viên, đại diện pháp luật và người được ủy quyền nộp hồ sơ (không quá 06 tháng).

THỦ TỤC, QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ THÀNH LẬP CÔNG TY NĂM 2025

1. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thành lập công ty Tuy hồ sơ thành lập doanh nghiệp có thể nộp qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia và nộp trực tiếp tại Sở KH&ĐT, nhưng hầu hết các tỉnh, thành lớn như Hà Nội, TPHCM, Bình Dương, Quảng Ninh… chỉ áp dụng hình thức nộp hồ sơ qua mạng. Do vậy, để tránh mất thời gian, bạn nên xác nhận hình thức nộp hồ sơ với cơ quan đăng ký kinh doanh tỉnh, thành nơi doanh nghiệp thành lập trước khi thực hiện. 2. Trình tự 5 bước thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp online 5 bước thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng   Bước 1: Tạo tài khoản và đăng nhập tại Cổng thông tin quốc gia; Bước 2: Tạo hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp; Bước 3: Nhập thông tin vào hệ thống đăng ký kinh doanh; Bước 4: Scan và tải tài liệu đính kèm; Bước 5: Ký xác thực và nộp hồ sơ. Lưu ý: Nếu nộp hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh, người ký xác thực hồ sơ phải được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh. Nếu nộp hồ sơ bằng chữ ký số (token), người ký xác thực hồ sơ phải được gán chữ ký số vào tài khoản. 3. Thời gian giải quyết thủ tục thành lập doanh nghiệp Trong vòng 3 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ gửi thông báo phản hồi qua email đăng ký thủ tục thành lập doanh nghiệp.

• Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn chỉ cần in giấy biên nhận (không cần nộp bộ hồ sơ gốc) và nhận kết quả trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, bạn sẽ phải chỉnh sửa, bổ sung theo thông báo phản hồi của Sở KH&ĐT và tiến hành nộp lại theo 5 bước như trên.

Lưu ý quan trọng:  Dựa vào kinh nghiệp của Luật Minh Hưng, tùy vào từng ngành nghề kinh doanh mà Hà Nội và TP. HCM sẽ có quy định xử lý hồ sơ khác nhau. Do vậy, hồ sơ hợp lệ tại Hà Nội có thể sẽ không hợp lệ tại TP. HCM và ngược lại.

ĐIỀU KIỆN THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP

Để có thể đăng ký thành lập doanh nghiệp, bạn cần đảm bảo thực hiện đúng các vấn đề sau: 1. Xác định loại hình công ty, doanh nghiệp Hiện nay, có 5 loại hình doanh nghiệp phổ biến tại Việt Nam: Công ty cổ phần, công ty TNHH 1 thành viên, công ty TNHH 2 thành viên trở lên, doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh.   2. Đặt tên doanh nghiệp

• Tên công ty gồm 2 thành tố: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. VD: Công ty TNHH Luật Minh Hưng thì "Công ty TNHH" là loại hình còn "Luật Minh Hưng" là tên riêng. Lưu ý TÊN RIÊNG của tất cả các công ty trên lãnh thổ VN không được trùng nhau (kể cả thay đổi lại hình). Như trường hợp trên, bạn KHÔNG thể đặt tên công ty là Công ty Cổ phần Dịch Vụ Kế Toán Luật Minh Hưng, tuy khác loại hình "TNHH" nhưng vẫn bị trùng cụm từ "Dịch Vụ Kế Toán Luật Minh Hưng" là tên riêng.
• Tên công ty có thể bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài, nhưng không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của công ty khác đã đăng ký trước đó trong phạm vi toàn quốc. Trường hợp "Gây Nhầm Lẫn" ở đây theo như ví dụ bên trên, bạn bỏ cụm từ "Dịch Vụ" đi và lấy tên công ty là: Công ty TNHH Kế Toán Luật Minh Hưng vẫn không được cấp giấy phép vì sẽ "gây nhầm lẫn" với Công ty TNHH Luật Minh Hưng đã được cấp phép trước đó.
• Tuy doanh nghiệp không nhất thiết phải đặt tên theo ngành nghề, nhưng để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cũng như định hình thương hiệu sau này, doanh nghiệp nên chọn lựa tên phù hợp với ngành nghề đăng ký. Ví dụ: Bạn có thể đặt tên công ty là Công ty Cổ phần Bán Sỉ Nội Thất Hòa Phát nhưng đăng ký ngành nghề bán vé máy bay vẫn hoàn toàn hợp lệ.
• Theo Nghị định 01/2021, quyết định của Phòng Đăng ký kinh doanh về tên doanh nghiệp là quyết định cuối cùng.

3. Địa chỉ trụ sở công ty

• Một địa chỉ có thể đăng ký nhiều công ty.

Ví dụ: Có thể có 100 công ty lấy địa chỉ trong giấy phép là: 202 Lê Lai, Phường Bến Thành, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh.

• Địa chỉ công ty nếu là chung cư/căn hộ thì phải có giấy tờ chứng minh chung cư/căn hộ đó có phần diện tích dùng làm khu văn phòng, phải có hợp đồng thuê văn phòng bạn ký trực tiếp với chủ đầu tư… rất phức tạp và mất thời gian.

4. Ngành nghề kinh doanh Để thực hiện hồ sơ đăng ký thành lập, bạn cần xác định mã ngành kinh doanh cũng như các ngành nghề mà doanh nghiệp có thể hoạt động trong tương lai (tránh việc phải làm thủ tục bổ sung ngành nghề sau này, vừa mất thời gian, chi phí lại ảnh hưởng tiến độ kinh doanh). Bạn có thể tham khảo chi tiết danh mục ngành nghề kinh tế Việt Nam hoặc tra cứu mã ngành nghề dự định kinh doanh. 5. Vốn điều lệ công ty Dù không có quy định về số vốn điều lệ tối thiểu và doanh nghiệp cũng không cần chứng minh vốn điều lệ dưới bất cứ hình thức nào, nhưng vốn điều lệ là cơ sở để doanh nghiệp xác định lệ phí môn bài và cam kết nghĩa vụ trách nhiệm tài chính với đối tác, khách hàng… Do vậy, vốn điều lệ càng cao càng chứng minh năng lực tài chính của doanh nghiệp và tạo lòng tin với đối tác, khách hàng. Tùy vào ngành nghề kinh doanh mà vốn pháp định sẽ được yêu cầu cụ thể. Ví dụ: Thành lập công ty đầu tư chứng khoán phải có vốn tối thiểu 50 tỷ đồng. Xem chi tiết: Vốn điều lệ là gì ? Có cần chứng minh vốn điều lệ khi thành lập công ty? 6. Người đại diện theo pháp luật Người đại diện pháp luật là người chịu trách nhiệm với luật pháp về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật của công ty thường là người điều hành, quản lý trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh, đại diện cho doanh nghiệp ký kết giấy tờ, thủ tục với cơ quan nhà nước, cá nhân hay tổ chức khác. Chức danh của người đại diện theo pháp luật thường là giám đốc/tổng giám đốc/chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng quản trị. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 vẫn cho phép người đại diện pháp luật không cần giữ bất kỳ chức danh nào tại doanh nghiệp.

ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM KHI THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP

Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà ưu điểm và nhược điểm sẽ có vài điểm khác nhau. Dưới đây, Luật Minh Hưng sẽ nói qua những ưu điểm và nhược điểm cơ bản khi thành lập doanh nghiệp với bất cứ loại hình nào.   1. Ưu điểm:

• Dễ dàng huy động vốn từ bên ngoài;
• Không giới hạn ngành, nghề đăng ký đầu tư kinh doanh;
• Được phép xuất hóa đơn GTGT (hóa đơn đỏ) và được khấu trừ thuế GTGT;
• Được luật pháp bảo vệ khi có tranh chấp hoặc các cạnh tranh không lành mạnh;
• Không giới hạn số lượng lao động (so với HKD cá thể chỉ được sử dụng dưới 10 lao động);
• Dễ dàng mở rộng quy mô kinh doanh thông qua việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

2. Nhược điểm:

• Sổ sách kế toán phức tạp, phải làm báo cáo thuế hàng quý, hàng năm;
• Phải nộp nhiều loại thuế với mức thuế suất cao (doanh nghiệp phải đóng 20% thuế TNDN/năm nếu kinh doanh có lãi);
• Phải chấp hành các quy định của Luật Doanh nghiệp.

Các câu hỏi thường gặp khi thành lập công ty